Přechod na Google Apps z MS Outlook

Již mnoho a mnoho let pro organizaci času a email používáme starý Microsoft Outlook 2000. Nové verze Outlooku nejsou pro nás vhodné. Pro sdílení kalendářů vyžadují Microsoft Exchange server. Ten pořizovat nechci, protože to považuji za vyhozené peníze. Je nás tady pár a naprostou většinu funkcí Exchange serveru nepotřebujeme. Nerad vyhazuji peníze za zbytečnosti. Outlook 2000 jako poslední verze umožňoval sdílení kalendářů mezi uživateli bez nutnosti používat MS Exchange.

S Outlookem jsem ale spokojený nebyl. Občas se choval záhadně, občas zhavaroval a dokonce občas došlo k poškození uložených dat. Není to dobrý software, ale za ta léta jsem nenašel nic lepšího. Podle mého je Outlook jednooký mezi slepými. Vyzkoušel jsem i novější verze, ale vylepšení spočívala převážně pouze ve vzhledu programu. Ten u pracovního software ale nepovažuji za nejdůležitější i když ne za nepodstatné.

Nakonec mě ke zrušené Outlooku u nás ve firmě nedonutil tento software, ale program Ovi Suite od Nokia, pro synchronizaci mezi telefonem a počítačem. Tento zázrak pod názvem Nokia Ovi Suite je katastrofa. Přibližně při každém třetím spuštění zhavaroval a pokud už byl schopen pracovat, tak velmi často selhala synchronizace mezi telefonem a počítačem. naprostá katastrofa. Rozhodl jsem se všeho zbavit.Jak jsem vyřešil telefony, budu popisovat v některém z dalších článků.

Rozhodl jsem se emaily, úkoly, kalendář i kontakty svěřit do rukou Google. Existuje Google produkt pod názvem Google Apps. Zde lze umístit svojí internetovou doménu. Dále zde lze pro firmu zřídit všechny firemní emaily. Současně jsou zde služby jako kalendář, dokumenty, weby a další.
Služba má dvě varianty. první Standard Edition je zdarma. Druhá Premier Edition je placená. Raději bych zvolil placenou verzi, ale je nečekaně drahá. Platí se 50$ ročně za každý účet. Mezi základní výhody placené verze patří:

• větší 3x prostor na data (25GB); 
• 24/7 telefonická a email přednostní podpora - předpokládám v anglickém jazyce; 
• garantovaný uptime 99,9%;3x větší úložný prostor pro data (25GB); 
• zvýšená bezpečnost jako rozšířená ochrana proti virům a spamu Postiny;
• další výhody spočívající především v napojení stávajících IT technologií jako BlackBerry, Microsoft Outlook apod.

Nakonec jsem zvolil verzi zdarma a uvidíme jak to bude fungovat.

V první řadě samozřejmě potřebujeme emaily. Každý kdo někdy viděl Gmail, ví o jak je to dobré rozhraní. Provedl jsem potřebné změny v nastavení DNS. Ty jsou v dokumentaci Google dobře popsány. Služba se rychle spustila a do domény začaly proudit první emaily. Vše bez problémů. Přeci jenom jde ale o důležitá data. Potřebuji mít zajištěno jak zajistit jejich zálohování. Hledal jsem a našel jsem produkt Gmail-Backup. Kvalitně a rychle dokáže zálohovat, obnovit a mazat emaily na Google úičtu. Jak na účtech Gmail, tak i na účtech Google Apps. Má grafické rozhraní, ale ho také spouštět v dávkových úlohách. Tak ho používáme my. Funguje spolehlivě, mohu doporučit.

Další nutností je kalendář. Kalendář od Google je kvalitní a plně uspokojuje naše požadavky. V týmu lze bez problémů plánovat všechna jednání a kontrolovat si vzájemně volný čas pro další jednání. Grafické rozhraní je hezké a přehledné. Zobrazit lze pohled měsíční, týdenní, denní, agendu a pro zvolený počet dnů. V kalendáři se mi současně zobrazují i narozeniny obchodních kontaktů. Samozřejmě pouze, když mám u kontaktu uvedeno datum narození.

Třetí nutnou vlastností je databáze kontaktů. Je funkční a nejsou s ní problémy. Graficky moc ale povedená není. Alespoň podle mne. V Google Apps je sice také možnost zapnout sdílení kontaktů, ale nijak se mi to neprojevilo. Naučil jsem se ale k častým kontaktům přidávat fotografii. Při synchronizaci s telefonem se přenesou i fotografie. V mobilu je to potom hezčí.

Poslední věcí, kterou jsem potřeboval jsou úkoly. Zde je Google Apps nejslabší. Úkoly je sice možné zřídit, ale jsou velmi primitivní. Nelze k nim nic připojit. Nelze je delegovat na nikoho jiného a i graficky vypadají dost odfláknutě. Úkoly jsou nejslabší částí Google apps.

Celkově jsem s Google Apps spokojen. Synchronizace s telefony je funkční a vše je přístupné z celého světa. Nikdy jsme neměli tak dobrá anti-spam filtr.